Es el buscador de Internet más famoso del mundo. Mencionar la palabra Google es hacerlo del motor de búsqueda que más posibilidades y opciones ofrece de toda la Red planetaria. Del más visitado cada día por millones de usuarios. Pero no solo de búsquedas vive Google. La compañía estadounidense cuenta también con un amplísimo abanico de productos y servicios que el cibernauta puede descubrir y disfrutar si les presta atención desde su página de inicio. Como por ejemplo, Google Apps for Work, un servicio de Google que proporciona varias herramientas con un nombre de dominio personalizado por el cliente.

Son un conjunto de aplicaciones on line idóneas para quien tenga una empresa o negocio, ya que facilitan las comunicaciones, reducen costes en estos tiempos de crisis y hacen más cómodo el trabajo, en definitiva. Utiliza los productos habituales de Google (Gmail, Calendar, Drive, Hangouts,…) pero más seguros y personalizables. Las ventajas que ofrece Google Apps for Work son evidentes para el usuario. Con ellas, el trabajo en la oficina frente al ordenador se torna más eficiente.

La solución de Google para mejorar el rendimiento laboral se basa en la nube. Lo que implica que las actualizaciones de software se realicen con solo actualizar el navegador web. Con Google Apps no hay que adquirir y mantener servidores, lo cual reduce notablemente la complejidad. Y las empresas lo notan en sus cuentas. Según Forrester Consulting, el retorno de la inversión de Google Apps se sitúa en un 329%, y Google Apps se paga por sí solo en menos de dos meses.

En lo que respecta al servicio de correo electrónico de Gmail, el cliente puede obtener una cuenta de correo personalizada (@tuempresa.com), asistencia y ayudas ininterrumpidas, 30 GB de almacenamiento y más servicios, como mayor protección frente al spam o correo no deseado. Integra calendarios y además no incluye anuncios. Menos conocidos son otros servicios que presta Gmail en esta plataforma, como la posibilidad de programar el envío de los correos electrónicos o conocer cuándo el destinatario ha leído el correo que se le ha enviado. La interfaz está diseñada para que los usuarios pasen menos tiempo administrando su inbox y más tiempo sean productivos. Los clientes de Google Apps normalmente experimentan menos de 15 minutos de inactividad al mes, según muestran las estadísticas.

Desde cualquier dispositivo con acceso a Internet (ordenador, portátil, tableta, BlackBerry, móvil, etc.) el cliente puede acceder de manera instantánea a Drive, uno de los mayores y más seguros servicios de almacenamiento de archivos en la nube sin tener que preocuparse por el número de megas o gigas que puedan tener los archivos subidos a esta plataforma. Si aún así el espacio no es suficiente, se puede comprar almacenamiento ilimitado por 8 euros mensuales. Gracias a Drive se puede acceder a la versión más reciente de tu trabajo desde cualquier lugar y dispositivo.

A través de la herramienta Hangouts, el usuario tiene a su disposición la oportunidad de mantener videoconferencias on line en alta definición con hasta 15 miembros participantes. Ideal para empresas con sedes o locales repartidos por diferentes ciudades o países. Hangouts permite compartir la pantalla, exponer presentaciones y mantener charlas a distancia mientras se trabaja.

Integrado perfectamente con Gmail, Drive, Sites o Hangouts emerge Calendar, una aplicación de Google Apps que permite dedicar menos tiempo a la planificación de tareas porque organiza el trabajo de tu empresa a la perfección, de manera ordenada, sin sobresaltos de última hora. Se puede compartir con el de otros compañeros para no solaparse y distribuir lo mejor posible la agenda de actos a desempeñar a lo largo de la jornada durante semanas, meses o años. Se pueden superponer varios calendarios para ver las agendas de un vistazo y además se pueden crear fácilmente citas escribiendo la información del evento en un sencillo cuadro de texto.

ordenador oficina
El trabajo en equipo suele ser mas productivo que trabajar de forma aislada.

Google Apps for Work ofrece otras herramientas no tan apabullantes a primera vista, pero no ello menos atractivas para quien disfrute de este servicio. Herramientas de colaboración son Documentos, Hojas de cálculo, Formularios, Presentaciones o Sites. Aprovechar al máximo las horas de trabajo ya es posible. Las aplicaciones que habitualmente ofrece la ofimática cobran nuevo vigor, son aquí más potentes. Documentos, Hojas de Cálculo o Presentaciones posibilitan trabajar en tiempo real, así como elaborar borradores para revisar con la posibilidad de realizar cambios desde el móvil justo antes de una reunión.

Mediante la aplicación Sites se puede crear una intranet para tu empresa o una web de una forma tan sencilla como editar un documento. Cualquier usuario con muy pocos clics de ratón puede construir una página a su medida reuniendo en un único sitio web información variada, vídeos, calendarios, presentaciones, fotos, archivos adjuntos y texto. Aquí es posible y es donde radica su potencia, que podamos crear sitios colaborativos y hacerlos públicos o privados. Se acabó, con esta herramienta, el tener que recurrir a especialistas en nuevas tecnologías para levantar una web.

La seguridad que proporciona Google Apps for Work es notoria. El usuario que se dé de alta en este servicio puede administrar los datos y dispositivos de su empresa con las herramientas que proporcionan el control que necesita, como filtros para evitar correo entrante no deseado y spam, sin necesidad de realizar ningún tipo de configuración previa.

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A través de Google Admin se pueden gestionar los diferentes dispositivos móviles o las direcciones de correo electrónico de que se disponga con el fin de mantener la seguridad de los datos de la empresa y protegerlos de la pérdida de hardware, por ejemplo. La verificación en dos pasos y el inicio de sesión único son otras opciones de seguridad que permite esta herramienta.

Google Apps for Work se presenta como un sistema muy fiable y sencillo de utilizar, pero si es necesario, ofrece asistencia a los administradores que así lo requieran. Las opciones de ayuda incluyen asistencia por teléfono para problemas críticos, por correo electrónico o de forma on line.

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Javier Ramos es periodista y experto universitario en protocolo. Ha trabajado en diferentes medios de comunicación como 20 minutos, Las Provincias o Diario 16. Ahora colabora en blogs y publicaciones digitales.

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